Бипиум

Создайте личный кабинет для своих клиентов

Появилась возможность использовать Бипиум как личный кабинет для клиентов или партнеров. Для тех, кому не нужно работать в Бипиуме, но нужен доступ в какой-либо личный кабинет, чтобы подать заявку.

Личный кабинет — специально разработанный интерфейс внешнего пользователя.
Внешний пользователь работает вне организации, но имеет доступ к ограниченным данным компании.

Для чего нужен личный кабинет

Ключевой функционал личного кабинета — заявка клиента и обратная связь от организации, к которой он обращается.

Ваши сотрудники смогут добавлять новые задачи, назначать исполнителей или ответственных, устанавливать сроки выполнения работы и контролировать рабочий процесс. Вести учет рабочего времени, обмен документации, редактировать их и просматривать историю изменений. Тем самым систематизировать взаимодействие с клиентами.

Личный кабинет сэкономит время специалистов вашей организации и время ваших клиентов.

Кому нужен личный кабинет

Рассмотрим функционал на примере различных организаций:

ЖКХ. В кабинете клиент сможет легко посчитать свои расходы на услуги ЖКХ за нужный период. Также быстро оплатить их в удобное для себя время. Можно распечатать документ в случае утери квитанции. И самое важное — оставить заявку в аварийно-диспетчерскую службу.

Отдел технической поддержки / сервисное обслуживание. Клиенты заходят в личный кабинет на базе Бипиума, создают заявку и сервисная служба сразу видит их запрос. Клиент сможет посмотреть историю и текущий статус заказа, постоянно контролировать ход работы.

Страховая компания. Партнерам (агентам) предоставляется своевременная информация об изменениях в страховой компании. А также можно вести договоры, список клиентов, вести заказы в личном кабинете и распечатывать их.

Стоимость

Стоимость зависит от вашего проекта и ресурсных ограничений — все индивидуально.

Чтобы заказать личный кабинет для своих клиентов оставьте заявку на сайте https://www.bpium.ru/ или позвоните — 8 (800) 505-24-05.

16 мая  

Кейс Gent’s Atelier: как автоматизация помогла прокачать бизнес-процессы от «местечковых» заказов до франшизы

Зачем небольшому столичному ателье автоматизировать свою производственную систему? Когда это нужно и какие преимущества дает подобная оптимизация бизнес-процессов?

Павел Начигин, руководитель компании «Современные системы автоматизации» и партнер проекта «Бипиум», поделился историей, как с помощью оптимизации производственного процесса повысить эффективность работы, сэкономить время и деньги, увеличить число клиентов и расширить бизнес.

Работа в ручном режиме уже «не катит»

Современный рынок пошива одежды в России пестрит разнообразием ателье: домашние мастерские и небольшие салоны, у которых 100-200 клиентов, модные дома и онлайн-ателье, работающие по всей России. Различия между ними есть не только в целевой аудитории и видах услуг, но и организации бизнес-процессов.

Первая категория местных ателье всю документацию хранят в Google-документах, а информацию о заказах сотрудники вбивают вручную. Если число клиентов растет, увеличивается нагрузка на систему хранения и обработки информации. Это сильно тормозит работу сотрудников и не дает ателье расширяться без увеличения числа сотрудников, рабочей площади, трат и так далее.

Владелец ателье Gent’s Atelier в Санкт-Петербурге столкнулся с этой проблемой на собственном опыте. Фирма шьет мужскую одежду на заказ по индивидуальным меркам. Особенности проекта — сложность заказов (в каждом описывается до 100 параметров), большой объем (200-250 заказов в месяц, когда другие подобные ателье обрабатывают в среднем от 30 до 50), а также территориальная удаленность производств (фабрики находятся в Болгарии и в Китае).

Изначально ателье вело всю документацию и расчеты в Google-документах и CRM: было много формул и таблиц, куда сотрудники вносили данные вручную. Заказы шли один за другим, и системы не справлялись с объемом информации. Производственная часть тормозилась, вносимая информация некорректно обрабатывалась — как следствие, было много ошибок, что существенно затрудняло работу и увеличивало срок выполнения заказа. Именно поэтому ситуация требовала срочно «апгрейдить» систему и автоматизировать процессы.

Вячеслав Вдовичев, совладелец Gent’s Atelier:
«Потребность менять IT-систему появилась давно. Google-документы перестали справляться с объемом информации, скорость работы не устраивала. Готового решения на рынке для MTM-ателье нет, а самостоятельно разрабатывать его не хотелось, так как был негативный опыт. Я искал платформу, на базе которой можно развернуть свою систему: с готовыми интерфейсами и конструктором взаимосвязанных таблиц. Объявление о Бипиуме увидел в Фейсбуке. С нашей стороны было видение итогового продукта, архитектура и бизнес-логика, а команда Павла помогла с технической реализацией».

Универсальная платформа под любые задачи

После создания тестовой компании я пригласил заказчика и стал предлагать варианты архитектурного решения. Первоначально перенесли процесс работы ателье на платформу и выстроили удобную структуру: взаимосвязь клиентов с заказами, изделий и их параметров. Следующим шагом стала автоматическая генерация документов и спецификаций на иностранных языках, которые позволяют идентифицировать заказ и обновлять его статус в процессе работы.

Мы интегрировали Бипиум с amoCRM, закинув туда всю информацию о клиентах: в графе данных заказчика находится только ссылка на страницу amoCRM, где хранятся все контакты. В нем же осуществляются продажи: когда продажа переходит в определенный статус по воронке продаж, заказ автоматически размещается в производственной части на Бипиуме. Дальше с ним начинает работать инженер производства. Есть также и обратная интеграция: когда заказ изменяет статус, в соответствующих воронках происходят передвижения сделок в amoCRM.

Анкета клиента
История действий

В итоге система получилась внушительной: 8 отделов, 67 каталогов, в которых на данный момент хранится и обрабатывается 22 тысячи записей. Система работает безошибочно даже в мельчайших деталях: таких, как имя клиента, номер заказа или выбор сотрудника.

Автоматизация упрощает работу

Мы автоматизировали не только расчет количества материалов, но и создание таблицы заказов на фабрики — теперь система формирует заказы сама. Кроме того, у фабрик появился доступ в Бипиум, поэтому сотрудники производства сами меняют статус готовности изделий. Это дает сразу три преимущества: освобождает время под другие задачи, помогает сократить ненужный штат и сэкономить деньги.

Каталог заказов
Информация об изделии

Еще один шаг вперед — создание в Бипиуме системы актуализации остатков ткани. Она выставляет определенный статус материалам поставщиков, а сотрудники по фильтру видят изменившиеся записи. Это очень удобно, когда работаешь с большим числом поставщиков: сразу видно, что можно предложить клиенту, а что нет.

Сократили объемы — сэкономили время и деньги

Результаты оптимизации системы появились уже через пару месяцев: объем работы сократился втрое. Если раньше на обработку одного заказа уходило 30 минут, то теперь не более 10. Сегодня ателье спокойно обрабатывает 300 заказов в месяц — рекорд за всю историю существования фирмы. И это не предел: мы видим, что усовершенствованная система готова к дальнейшему расширению клиентуры и расширению бизнеса.

Возможности для масштабирования бизнеса

Структура прав доступа позволяет контролировать работу большого числа сотрудников. Это можно использовать для масштабирования бизнеса по филиалам и франшизам. В решении задач такого уровня помогают скорость настройки, гибкость системы и возможность её быстрой трансформации. Самописные и готовые решения, которые представлены на рынке, не могут меняться синхронно с бизнесом.

Благодаря структуре прав доступа, Бипиум позволяет контролировать работу большого числа сотрудников. Это можно использовать для масштабирования бизнеса по филиалам и франшизам. В решении задач такого уровня помогают другие достоинства Бипиума — скорость настройки, гибкость системы, возможность её быстрой трансформации. Самописные и готовые решения, которые представлены на рынке, не могут меняться синхронно с бизнесом. А Бипиум способен и на это, и на гораздо большее.

Вячеслав Вдовичев, совладелец ателье Gent’s Atelier:
«Как в любом IT-проекте, не обошлось без сложностей, но сейчас проблемы решены. Система поддерживает текущие производственные процессы и развивается вместе с компанией. Какой бы путь масштабирования бизнеса мы не выбрали — франшиза, сеть филиалов или онлайн-сервис — подстроить IT-инфраструктуру мы сможем за несколько дней. Текущие возможности Бипиума даже опережают наши потребности»

Попробуйте и оцените потенциал Бипиума сами: зарегистрируйтесь на сайте https://www.bpium.ru/ и получите бесплатный тестовый период на 2 недели. Работать удобно с любых девайсов: приложение отображает созданную вами информационное поле как в браузере, так и в телефоне. Настройте систему под вашу компанию — и наслаждайтесь отлаженными процессами.

8 мая  

Бипиум выступил на бизнес-конференции рынка недвижимости в Москве

Мероприятие

23 апреля Московский Бизнес Клуб провел ежегодную бизнес-конференцию «Новый девелопмент: весна на рынке недвижимости». Более 150 топ-менеджеров, руководителей крупнейших компаний рынка недвижимости, банков и представителей СМИ собрались в Центральном Доме Литераторов. Обсуждали концепции комфортного жилья с применением новых технологий, учитывая пожелания современного покупателя.

Доклад: Цифровизация это про деньги

Виктор Никитин, генеральный директор Бипиум, рассказал на конференции про цифровую трансформацию: «Большинство платформ автоматизаций бизнес-процессов направлены на удобство и ускорение работы сотрудников чем на увеличение дохода бизнеса. Руководители компаний переходят к цифровой трансформации, чтобы сократить ненужный штат и сэкономить деньги. Рядовые сотрудники отрицают и ненавидят цифровизацию, так как она может оставить их без работы. Руководители не знают как часто менять цены на объекты недвижимости, как мониторить, анализировать цены и сколько времени займет этот процесс. Либо ставят цену ниже рыночной стоимости, либо выше. Ниже — быстро продают, но упускают выгоду, выше — нет продаж, простой сотрудников и потеря времени. В обоих случаях теряют деньги. Потери в месяц 8-12 млн. рублей (при норме продаж в 100 квартир в месяц в Москве)».

На конференции у застройщиков были возражения насчет достоверности данных у Бипиума. Но мы не поставщики данных. Автоматический анализ рынка проводит БЕСТ-Новострой с собственным ресурсом BNmap. Компания владеет уникальными достоверными данными о всей недвижимости в Москве, Санкт-Петербурге и Поволжье. А Бипиум, в свою очередь, может забирать данные и делать расчеты.

Также мы столкнулись с неготовностью застройщиков к цифровизации. Но есть и продвинутые компании, которые ощутили актуальность цифровизации на себе. Их потребности не закрывает ни один продукт: в одном — анализ прихода клиентов, во втором — ведутся продажи, в третьем — вся информационная система. В итоге теряют время и деньги. Поэтому для них важно, чтобы все процессы были в одной системе как в Бипиум.

Решение для застройщиков

У Бипиума есть решение для застройщиков. Автоматизация и автоуправление ценами — один из множества процессов, который можно сделать на платформе. Наш продукт ориентирован на руководителей, которые стремятся усилить конкурентные преимущества бизнеса и увеличить прибыль.

Чтобы заказать презентацию Бипиума оставьте заявку на сайте или позвоните —
8-800-505-24-05.

27 апреля  

Отображение полей связанных записей

Бипиум научился работать со связанными карточками каталогов. Появилась возможность отображать дополнительные поля связанного объекта и зависимые связанные записи.

Если вы впервые в Бипиуме:
Каталоги. Информация в Бипиуме структурирована. Записи с одинаковой структурой хранятся в каталогах. Например, каталоги клиентов, товаров, обращений, сделок, задач или проектов. В Бипиуме может быть неограниченное количество каталогов и записей в каждом из них.
Поля. Каждый каталог имеет свою структуру, которую вы определяете самостоятельно. Структура каталога собирается из полей. Поля бывают простые — текстовые данные, или сложные — набор нескольких значений. Например, у «клиента» может быть несколько видов деятельности.
Связанные записи. Записи в каталогах могут быть связаны между собой. Например, заказы могут быть привязаны к клиентам, а клиенты закреплены за менеджерами.
Подробнее о связанных каталогах описано здесь: https://docs.bpium.ru/ecm/structure/catalogs/edit#svyazannyi-obekt

Расширенные поля
Расширенные (дополнительные) поля помогут сотрудникам работать с данными в одной карточке. Например, в карточке Компании будет отображаться не только ФИО контактного лица, но его должность и номер телефона. Сотруднику не надо проваливаться в карточку контакта, чтобы найти информацию.

Как настроить расширенные поля

  1. Заходим в каталог Компании.
  2. Переходим в режим «Настроить поля».
  3. Используем элемент Связанный каталог.
  4. Выбираем каталог Контакты.
  5. Указываем необходимые поля из каталога Контакты.
  6. Проверяем Пример.
  7. Сохраняем.

Например, мы свяжем Клиента с его Контактами. В поле Каталог/вид выберите каталог, с которым вы хотите связать эту запись. У нас это Контакты. А в поле Поля, выберите те, которые хотите отобразить в карточки компании. Поля отображаются в той последовательности, в который вы их выбирали. Ниже отобразится пример. Например, мы выбрали поля: ФИО, должность и телефон. Сохраняем.

Теперь, в карточке компании выбирая нужный контакт, помимо ФИО контакта, будут отображаться и выбранные вами дополнительные поля. Сотрудник быстро сориентируется, кто из контактных лиц ему нужен для достижения цели.

Зависимые связанные записи

Зависимые поля помогут сотрудникам не запутаться в данных, а выбирать логически подобранную информацию. Например, при создании Задачи по конкретному клиенту, менеджер может выбрать контактное лицо только из списка контактов закрепленных за этой компанией, а не среди всей базы контактов.

Как настроить зависимые поля

  1. Заходим в каталог Задачи.
  2. Переходим в режим «Настроить поля».
  3. Связываем Задачу с каталогом Компании.
  4. Связываем Задачу с каталогом Контакты.
  5. Выбираем необходимые соотношения.
  6. Сохраняем.

Например, мы свяжем Задачу с каталогами Компании, затем с каталогом Контакты и назовем Контактное лицо. То есть в настройках карточки записи используем элемент Связанный каталог 2 раза. Ниже появится новое поле Зависит от, т. к. карточка Контакта тоже связана с Компанией. Выберите для себя те соотношения, которые нужны. У нас вышло Контакты.Компания = Задачи.Компания. Сохраняем настройки каталога.

В карточке Задачи из выпадающего списка контактов сотрудник сможет выбрать контакты только этой компании. Помимо ФИО контакта, можно отобразить любое поле карточки контакта. Мы добавили должность.

Для чего новый функционал Бипиума?

Настройка расширенных и зависимых полей дает возможность облегчить рабочий процесс. Бипиум, как универсальный инструмент, подходит для любой сферы и имеет простой интерфейс. К примеру, показывать параметры сделки по аренде недвижимости (список квартир, арендаторов и арендодателей). Либо в медицине отображать данные пациентов, процедур.

12 апреля  

Автоматическое создание документов

Бипиум научился генерировать документы на основе шаблонов: коммерческие предложения, тендерную документацию, договоры и соглашения, производные и первичные учетные документы, например, счета, акты, счета-фактуры и прочее.

Для чего использовать

Автоматическое создание документов ускорит работу ваших сотрудников и предотвратит возможные ошибки. Сотрудникам не придется оформлять типовые документы:
— готовить именные приглашения для массовой рассылки,
— запрашивать в бухгалтерии счета для клиентов,
— печатать вручную договора и согласовывать их в нескольких отделах.

Бипиум умеет автоматически создавать документы и тут же отправлять их клиенту на эл.почту или сотрудникам на согласование.

Как это работает

Представьте, что сотрудник создает новую сделку в каталоге «Сделки», выбирает нужные товары, их количество и прописывает условия оплаты. Сохранив сделку, Бипиум генерирует счет. Для этого используется модуль процессов. Процесс берет нужный шаблон документа, присваивает ему номер и добавляет в него реквизиты из карточки клиента. Готовый счет Бипиум сохранит в виде файла в карточку сделки. Далее сотрудник можете его скачать или запустить сценарий отправки счета на эл.почту клиента.

Для настройки в сценариях Бипиума появился компонент «Генерация документа». Компонент умеет генерировать файлы Word и Excel.

Как настраивать компонент «Генерация документа» читайте в Документации: https://docs.bpium.ru/processes/scripts/components/generaciya-dokumenta

4 марта  

Новый режим просмотра «Плитка»

В Бипиуме появился новый вид отображения записей — Плитка. Помимо табличного отображения в виде списка, записи можно разложить в формате Плитки. Этот вид отображения гибче, чем метод управления задачами Канбан. Для перехода в режим Плитка, нажмите на значок справа от вкладки Записи. Ниже мы привели 4 примера использования Плитки:

1. Календарь — план на день

Используйте Плитку для работы с задачами, обращениями, активностями. Это позволит видеть все дела на сегодня, завтра, неделю или год. В настройке Плитки выбирайте отображение только необходимых полей, окрасьте карточки по важности. Например, разложим Активности на день по 2 осям, выберем: по горизонтали, поле Статус активности, а по вертикали — Дата ответа (день). В правом верхнем углу выберем галочками необходимые полях для отображения в плитке. Вот что получилось:

2. График работы — запись на прием

Используйте Плитку для записи пациентов на прием или студентов на индивидуальные занятия. Например, разложим график приёма врачей по 2 осям, выберем: по горизонтали, поле Специалист, а по вертикали — Дате приема (час дня). В правом верхнем углу настроим отображение карточек плитки, нас интересует время приёма и окрасим по статусу — свободно (белые), занято (красные). Вот что получилось:

3. Двухмерная воронка продаж

Используйте Плитку для аналитики двухмерной воронки продаж. Это позволит видеть всё путешествие будущего покупателя от первого знакомства до реальной сделки. Например, разложим Клиентов по 2 осям, выберем: по горизонтали, поле Дата регистрации (месяц), а по вертикали — Статус клиента. В правом верхнем углу выберите галочками необходимые полях для отображения плитки: наименование клиента, сумма сделки. Вот что получилось:

4. Шахматка для застройщиков

Используйте Плитку для наглядной схемы расположения квартир в доме — Шахматки. Гибкая настройка Плитки позволит отобразить в каждой плитке параметры квартиры, важные клиенту: свободные, площадь квартиры, площадь кухни, количество комнат, стоимости всей площади или кв.метра и др. А автоматизация позволит быстро менять стоимость квадратного метра на конкретную квартиру или группу в зависимости от ситуации. Например, создадим 5-этажный дом, разложим квартиры по 2 осям: по горизонтали, поле Стояк, а по вертикали — Этаж. В настройке содержимого отметим поля, которые хотим видеть в плитке: стоимость квартиры, количество комнат, площадь, цена за кв.м., цветом ответим статус квартиры: свободна, продана или оформление документов. Вот что получилось:

Подробнее о режимах просмотра описано здесь: https://docs.bpium.ru/ecm/structure/catalogs/list

2019  

Генеральный директор Бипиум — финалист Лидеров России

Генеральный директор Бипиум, Виктор Никитин, вышел в финал Конкурса управленцев «ЛИДЕРЫ РОССИИ» 2019 г.

В очном этапе Конкурса руководители раскрывали свои управленческие навыки в интенсивных нетворкингах. В ходе командной работы участники оценивались по 8 критериям, среди которых: лидерство, нацеленность на результат, стратегическое мышление, внедрение изменений, инновационность и другие.

Главными компетенциями @Виктора Никитина в результате очного этапа стали нацеленность на результат и внедрение изменений.

А из этого инсайт:

Человек создает продукт, основываясь на своих внутренних ценностях и приоритетах. Поэтому в основе нашего продукта — результат. Он задает верный «маршрут». Что касается внедрения изменений — это ядро идеологии Bpium. По-другому в бизнесе никак.

Вы ставите цели и легко адаптируетесь к любым ситуациям? Нам с вами по пути! :)

2019  

Новый блог

Наш блог переехал.
Все интересное теперь будет тут.

2019  

Сбой в работе 19 марта

Многие сервисы пытаются тщательно скрывать информацию о сбоях в работе. Считают, что рассказывая о проблеме, они теряют репутацию. Узнавать факты о скрытии проблем не приятно, особенно если из-за сбоя могли потеряться данные или утечь пароли. Проблема в том, что пользователи сервиса не понимают, что произошло и какова вероятность повторного сбоя. Доверять таким сервисам не хочется.

Вообщем, у нас был сбой. 19 мая в 6:06 по Москве Бипиум стал с переменами отвечать на запросы к данным у части компаний. Остроту проблемы удалось снизить в 9:12 и полностью решить только в 9:59.

Проблема началась в 4 утра и связана с тем, что один из серверов API перестал завершать некоторые соединения с одним из серверов баз данных. Соединения подвисали и накапливались, пока база данных не отказалась принимать новые. В результате Бипиум не мог получать записи из базы данных и отдавать их в приложении. Часть клиентов видела пустой экран приложения Бипиум. При этом сервер базы данных и сервер API стояли с нулевой загрузкой. По этому автоматика облака не распознала проблему и не попыталась её решить или уведомить нас о проблеме. Хуже всего, что мы узнали о проблеме только от одного из клиентов в 8:42.

Что плохо:

  • Часть клиентов практически не могли работать почти 3 часа, до 9:12,
  • Автоматика облака не распознала проблему и не уведомила нас,
  • Сбой не связан с кодом Бипиума, по этому повлиять на него сложно.

Что хорошо:

  • Данные клиентов не были потеряны,
  • Приватные данные (логины, пароли) не утекли наружу,
  • Сбой произошел только у части клиентов и рано с утра.

Как исправим:

  • Обновим сервера базы данных до последней версии, в новой версии есть механизм защиты от подвисших соединений,
  • Создадим скрипт, который будет отслеживать и убивать подвисшие соединения раз в 5 минут,
  • Добавим в систему мониторинга показатель по подвисшим соединениям, чтобы узнавать о проблеме раньше,
  • Изучим какие методы защиты можно создать в коде.

Приносим извинения за сбой. Спасибо, что выбрали нас. Надеемся, следующий будет не скоро.

2018  

Интеграция с UniSender

В предыдущем обновлении мы выпустили почтовый компонент , позволяющий настроить отправку сообщений клиентам в любой момент времени без участия ваших сотрудников. А интеграция Бипиума с UniSender расширяет возможности для массовой рассылки и аналитики её статистики. Бипиум позволяет синхронизировать и управлять списками контактов и рассылок в UniSender.

UniSender — это платформа для email- и sms-рассылок, позволяющая построить целую систему маркетинга через рассылки. Количество пользователей составляет более 600 тысяч. Ежемесячно через сервис отправляют 700 миллионов писем.

Как это работает

Например, у вас предусмотрена рассылка серии писем для ваших лидов. После регистрации нового лида в Бипиуме, он автоматически подписывается на эту серию рассылок в UniSender. При изменении имеющихся эл.адресов в контактах, информация мгновенно синхронизируется с базой в UniSender. В Бипиуме, вы можете определять и группу контактов UniSender в которую попадет этот клиент, используя например, для этого поле — статус клиента.

Бипиум может добавлять контакты в списки UniSender:

Удалять контакты из списков
Создавать новые списки
Запускать отправку рассылок

UniSender также дает возможность Бипиуму:

Отправлять из Бипиума письма используя шаблоны UniSender
Получать информацию о статусе отправки письма
Получать статистику по отправке рассылок
Контролировать баланс.

Интеграция с сервисами без ограничений

Как правило типовые CRM решения имеют готовые интеграции с другими сервисами. Это упрощает работу, но если компании нужно выбрать наиболее удобный сервис среди подобных, выбирать придется из тех с кем есть интеграция. Бипиум же напротив, позволяет обмениваться информацией с любыми сторонними сервисами, в которых вам комфортно работать. В феврале мы описали интеграцию с один из них.

А еще Бипиум не ограничивает вас в возможностях интеграции с подобными сервисами, как это происходит в типовых решениях. Типовые решения интегрируясь, закрывают первоочередные потребности клиентов: отправлять контактные данные из инфосистемы в Unisender, запускать цикл e-mail и sms-рассылок. Корректировать настройки подобной интеграции практически невозможно.

Бипиум не ограничивает вас не в передаче данных в Unisender, не в получении. Вы сами можете определить при каких условиях, в какой момент времени и какая информацию отправится из Бипиума, как в Unisender, так и вашему клиенту. А если в Unisender появится что-то новое, то вам не придется ждать пока разработчик это добавит в интеграцию с CRM. В Бипиуме вы сразу сможете использовать новый функционал.

Как настроить

Для настройки интеграции потребуется модуль бизнес-процессов. Инструкция по интеграции описана в документации: Сервис UniSender.

2018  
Ранее Ctrl + ↓